Cloudoplossing maakt enterprise content management interessant voor MKB

De oplossing Sha-Peau van BCT, leverancier van enterprise content management systemen, is onlangs officieel gecertificeerd voor Microsoft Windows Azure. Sha-Peau is een serie gebruiksvriendelijke ECM-add-ons die nauw aansluiten op Microsoft SharePoint. Sha-Peau vult SharePoint aan met extra ECM-functionaliteiten, zoals input-, document- en workflowmanagement en oplossingen voor automatische postverwerking en factuurafhandeling. Met de certificering voor Windows Azure voldoet de software aan alle eisen om via Microsoft's cloud computing platform aangeboden te worden.

"Uitgebreide document management systemen zijn door de hoge initiële investeringen en kosten voor beheer en onderhoud vaak minder interessant voor het midden- en kleinbedrijf. Met de lancering van SharePoint heeft Microsoft het digitaal werken ook voor kleinere organisaties betaalbaar gemaakt", vertelt Jos Bischoff, operationeel directeur bij BCT. "Wij hebben aan de standaard functionaliteit van SharePoint uitgebreide voorzieningen voor document- en workflowmanagement toegevoegd, waardoor gebruikers van SharePoint nog meer grip krijgen op hun werkprocessen. Sha-Peau bestaat uit op SharePoint gebaseerde toepassingen die de dagelijkse werkzaamheden van gebruikers aanzienlijk vereenvoudigen. Bovendien kan Sha-Peau naar behoefte geïntegreerd worden met de reeds aanwezige ERP- of financiële systemen."

De koppeling van Sha-Peau met Windows Azure was een logische stap voor BCT. "Omdat Sha-Peau juist voor het MKB bedoeld is, is het vanzelfsprekend dat we het product ook via de cloud aanbieden", licht Robert Wijn, Manager Microsoft Practice bij BCT toe. "Binnen Windows Azure worden Microsoft-producten online aangeboden, maar kunnen ook softwareproducten van derden beschikbaar worden gesteld. Eindgebruikers zijn met Windows Azure verzekerd van veilig beheerde data, omdat Microsoft verschillende datacenters gebruikt en regelmatig back-ups maakt. Bij Windows Azure betaalt de gebruiker bovendien niet per server, maar alleen voor de capaciteit die gebruikt wordt. Dat kan voor MKB-bedrijven in financieel opzicht een aantrekkelijke oplossing zijn."

Met de producten van Sha-Peau verlopen kritische bedrijfsprocessen sneller en efficiënter. Sha-Peau Digital Mailroom helpt bijvoorbeeld met het digitaliseren en routeren van inkomende post en met Sha-Peau Workflow worden bedrijfsprocessen optimaal beheerd. Sha-Peau Invoice automatiseert de verwerking van inkomende facturen. Alle facturen worden gedigitaliseerd en in de juiste map in SharePoint opgeslagen, waarna een workflow start. Op basis van belangrijke metadata en regels worden de facturen automatisch gekoppeld aan de juiste behandelaar. De factuurinformatie is via de cloud overal via een webbrowser in te zien en facturen en verwante documenten kunnen direct via het ERP-systeem worden opgevraagd.

"Microsoft SharePoint is de afgelopen jaren als portal en vooral als collaboration tool steeds populairder geworden in het midden- en kleinbedrijf. Door de additionele functionaliteit van Sha-Peau kan op basis van zowel Microsoft SharePoint als Windows Azure de stap naar ECM in de cloud niet alleen gemaakt worden voor het samenwerken aan documenten, maar ook voor gestructureerde documentgerelateerde processen", besluit Bischoff.