DCM Awards: categorie Information Access & Security
Klant: TOPIGS
Leverancier: Smart SharePoint Solutions

Alle juridische documenten en de inkoop- en verkoopcontracten van TOPIGS, onderdeel van de Pigture Group een wereldwijde speler in de varkensfokkerij, zijn sinds kort ondergebracht in Legal Platform. Een oplossing gebaseerd op SharePoint die de bevoegde gebruikers, verdeeld over de hele wereld, inzicht geeft in contracten, contractposities en de governance structuur van de organisatie. Smart SharePoint Solutions was de partner die TOPIGS hielp ook dit varkentje te wassen...

Ook in de niet-alledaagse wereld van de varkensfokkerijen gaat veel informatie rond. Zeker als het gaat om een van de Top 3 bedrijven in de wereld, het Nederlandse TOPIGS. Met de hoofdvestiging in Vught is het bedrijf actief in meer dan 50 landen, met eigen vestigingen en distributeurs. Al die vestigingen verspreid over de wereld hebben te maken met zeer uiteenlopende rechten en plichten gebaseerd op de bedrijfsvorm en wetgeving in het betreffende land. Veel van die rechten en plichten zijn vastgelegd in documenten, contracten, statuten en juridische verhandelingen. Die informatie is zeer vertrouwelijk, moet absoluut up-to-date zijn en gedeeld kunnen worden, zonder het gevaar van misplaatste of niet actuele versies of onbevoegde ogen.

Compliancy cruciaal voor internationale onderneming
Pieter van Sundert RA, corporate controller binnen TOPIGS: ‘Compliancy is een uitermate belangrijk onderwerp binnen onze organisatie. Je zult begrijpen dat, als je zoveel vestigingen in verschillende landen hebt waarin je bedrijfsactiviteiten ontplooit, een goed beheer van met name de juridische documenten en inzicht in en formele onderbouwing van de governance structuur onontbeerlijk is. Het beheer van al die juridische documenten gebeurde veelal op papier en was tot voor kort ‘a hell of a job'. Om onze rechtspositie in de bedrijfsactiviteiten te verbeteren zijn we onlangs gestart met een uniformeringsslag in onze contracten en leveringsvoorwaarden, want we willen, nee móeten, altijd en overal goed op de hoogte zijn van onze rechten en plichten. Het probleem is vaak dat specifieke documenten voor meerdere mensen beschikbaar moeten zijn, maar dat moet dan wel in een strikt vertrouwelijke omgeving en onder strikte voorwaarden. Het zal ook duidelijk zijn dat het op papier delen van die informatie allang geen optie meer is: te lastig, niet actueel te houden en dus een groot risico van verkeerde versies en ga zo maar door. Nu waren we al in contact met Smart SharePoint Solutions, een SharePoint specialist zoals de naam al doet vermoeden. We hebben ze leren kennen via hun producten Corporate Update (voor Governance, Risk & Compliance) en Financial Suite® (een geregistreerd handelsmerk voor een product suite voor volledige en digitale financiële verslaglegging). Op het moment dat ik aangaf op zoek te zijn naar een oplossing voor het beheer van heel specifiek de inkoop- en verkoopcontracten en juridische bedrijfsdocumenten begrepen ze meteen waar ik op doelde en wat ik voor ogen had. Dat is een belangrijke toegevoegde waarde van deze club: zij zijn zelf door de (financiële en juridische) wol geverfd en begrijpen wat de klant in dit geval zoekt. Die toegevoegde waarde heb ik bij andere aanbieders nog niet aangetroffen.'

Denken en werken als de gebruikers
Legal Platform biedt de gebruiker een set kant en klare oplossingen die hem in staat stellen contracten en juridisch belangrijke documenten te beheren. Van Sundert: ‘Doordat het product is ontwikkeld door mensen die ook denken als financiële professionals (financials) en juristen zie je meteen dat het aanslaat. De zoekcriteria voor de digitaal opgeslagen documenten bijvoorbeeld, zijn direct toegespitst op de belevingswereld van de mensen waarvoor het is bedoeld. Een financial zoekt niet willekeurig naar een document, hij zoekt heel gericht, bijvoorbeeld naar documenten in een balans, uit een periode of met betrekking op een lijsttype. De zoekcriteria die als metadata worden meegegeven bij de digitalisering dan wel bij het opslaan van de documenten, als ze al digitaal zijn aangemaakt, geven hem meteen de relevante documenten. Dat scheelt tijd en moeite en dus geld. Dat het platform draait onder SharePoint 2010 maakt dat meteen een hele autorisatie- en beveiligingsstructuur wordt meegegeven, zodat alles rondom raadpleging, mutaties etc. wordt gelogd en traceerbaar is. Zoals ik al zei, compliancy is een belangrijk onderwerp bij ons...'

In Legal Platform wordt nu alle relevante informatie over de ondernemingen overal ter wereld opgeslagen. Van Sundert: ‘Wie is waar directeur, wie zitten er in de Raad van Commissarissen, wanneer loopt een termijn van een bestuurder af, zijn benoemingen formeel correct uitgevoerd etc. alles is overzichtelijk, inzichtelijk en onder één knop vertrouwelijk in te zien voor de mensen die het nodig hebben. Het onderdeel Company Register is daarin een onderscheidend product in de markt naar mijn idee. In het company register kun je via zogenaamde 'pinpoints' op een wereldkaart direct zien welke vestigingen op welke locatie zijn gevestigd, wie de contactpersoon is en wat zijn telefoonnummer is. Een organisatieschema wordt automatisch gemaakt en bijgehouden. Daarnaast bevinden zich in deze omgeving de achterliggende documentatie en contactgegevens (indien relevant en/of gewenst uiteraard)die je kunt ophalen en inzien. Denk hierbij aan statuten en wijzigingen hierop, jaarrekeningen, aandeelhoudersbesluiten, benoemingen, joint-venture contracten, ID bewijzen etc. etc. Het maakt het voor ons een heel stuk makkelijker ervoor te zorgen dat onze governance structuur dusdanig wordt ingericht en onderbouwd dat legal compliancy wordt bereikt. Na ingebruikname van Legal Platform hadden wij inzicht in welke informatie niet volledig was en zijn wij bezig de ontbrekende informatie centraal te verzamelen. Dát is waar het voor ons om draait.'

Snel en goed operationeel
Smart SharePoint Solutions was vervolgens in staat de applicatie binnen no time draaiend op te leveren. ‘Je gaat je bijna afvragen of er geen addertje onder het gras zit', aldus Van Sundert. ‘Maar de implementatie en installatie van Legal Platform is echt heel snel gerealiseerd. En geen externe consultancy of dure uren. Smart SharePoint Solutions is heel goed in staat dergelijke voor ondernemingen toch cruciale applicaties snel en goed te installeren. Dat heeft ook weer alles te maken met het feit dat zij weten waarover het gaat. Ze voelen zich thuis in die markt', zo laat André Salomons, CEO Smart SharePoint Solutions, weten. ‘We komen zelf uit die ‘financials'- en juridische wereld en hebben ook zelf (bedrijfs)juristen die voor ons werken, dus het schakelt heel snel met de klanten. Een simpel voorbeeld: wij hebben zelf al 75 contractnamen in Legal Platform opgenomen, die standaard voorzien zijn van metadata. Je hoeft als klantorganisatie dus echt geen uitgebreid interview te houden om ons te laten weten over wat voor soort contracten je het hebt. Die kennis hebben we al in huis en is ingebed in de oplossingen. Je merkt dat ze dat op prijs stellen. SharePoint vormt vervolgens een perfect platform om dit soort heel specifieke, maar eigenlijk overal toe te passen applicaties te realiseren. De beveiliging, autorisaties, (metadata)structuur en alles wat je nodig hebt om efficiënt en effectief beheer van vertrouwelijke documenten te kunnen doen zijn aanwezig.'

En het gaat gewoon verder...
Ook voor TOPIGS houdt het (nog) niet op. Het bedrijf is nu bezig met de migratie naar het SharePoint 2010 platform en het bedrijf gaat ook al haar verzekeringen in die op SharePoint gebaseerde Legal Platform omgeving onderbrengen. ‘In feite zijn verzekeringen ook niets anders dan contracten, dus als we een paar aanpassingen doen en ook het kenmerk ‘verzekeringen' introduceren, kunnen we ook met dit onderdeel snel ‘up and running' zijn', aldus Van Sundert. Het is duidelijk: Legal Platform heeft voor Van Sundert c.s. de wereld verandert. En dat komt goed uit, want de wereld verandert in zijn geheel ook heel snel en daar moet je wel op kunnen (blijven) inspelen. ‘Het gaat uiteindelijk om ‘the big pigture' zeg maar', aldus Van Sundert tot slot.

Printvriendelijke versie: