DCM Awards: categorie Document Output & Creatie
Klant: Ministerie van EL&I
Leverancier: Smart Documents Nederland

Het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie standaardiseerde sjabloonbeheer en documentcreatie met SmartDocuments. De koppeling met een vernieuwde document management omgeving zorgt ervoor dat alle ruim 3000 medewerkers flexibel en effectief output creëren.

Tijdens de formatie van het huidige kabinet in de zomer van 2010 werd het al duidelijk. Er zouden minder ministeries komen; departementen zouden worden samengevoegd om tot een efficiëntere en slagvaardigere overheid te komen. Dat resulteerde in de samenvoeging van de departementen van Economische Zaken en van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit tot het nieuwe ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL & I). Aan het roer staan Minister Verhagen en Staatssecretaris Bleker. Het ministerie staat voor een ondernemend Nederland, met een sterke internationale concurrentiepositie en met oog voor duurzaamheid. Deze samenvoeging heeft uiteraard ingrijpende gevolgen voor medewerkers en bedrijfsprocessen. Het zal nog wel enige tijd duren voordat er in alle opzichten sprake is van één organisatie.

Standaardiseren
Een van de doelstellingen van de krachtenbundeling is kostenefficiënter te werk te gaan. Dat geldt ook voor de complete ICT-omgeving. ICT krijgt de opdracht om de systemen van de twee departementen naast elkaar te leggen en zo veel mogelijk applicaties, netwerken en informatiesystemen te standaardiseren en te consolideren. Als het gaat om document management lijkt deze taakstelling eenvoudig. Immers, beide voormalige ministeries werkten met eDOCS van OpenText. Bij EZ omgedoopt tot ATLAS; LNV noemde het systeem GDMS. In het verleden was eDOCS nog van Hummingbird, dat medio 2006 door OpenText werd overgenomen. Kijken we naar het sjabloonbeheer en documentcreatie binnen de document management omgeving, dan zien we wel een discrepantie tussen de beide voormalige departementen.

Flexibiliteit
EZ werkte al sinds 2008 met SmartDocuments. SmartDocuments is een toonaangevend leverancier van outputmanagement en documentgeneratie-oplossingen. Met het SmartDocuments platform heeft het Deventer bedrijf een fors aandeel in de Nederlandse (overheids)markt veroverd en ook internationaal timmert het bedrijf hard aan de weg. Denk aan de VIP Applicatie van het Jaar 2008 met het ministerie van Financiën. En recentelijk heeft een grote Zweedse overheidsinstantie SmartDocuments bedrijfsbreed uitgerold. Dat is precies wat het nieuwe departement van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie nu ook doet.

De oplossing voor sjabloonbeheer en documentgeneratie die men bij LNV gebruikte, was een maatwerkoplossing. Deze draaide binnen de eDOCS-omgeving. Onderhoud werd echter steeds complexer en dus kostbaarder. Wijzigingen die voor meer sjablonen bestemd waren, moesten in ieder document afzonderlijk doorgevoerd worden. Dat ging ten koste van de flexibiliteit; medewerkers willen snel kunnen beschikken over aangepaste en geactualiseerde documenten om op de juiste wijze te communiceren met burgers of om bijvoorbeeld Kamervragen te beantwoorden. En dat bleek lastig.

Koppeling met eDOCS
Logisch dus dat het nieuwe departement van EL & I koos voor SmartDocuments. Begin april 2011 kwamen de verantwoordelijke mensen voor de verschillende document management systemen bij elkaar. Projectleider techniek eDOCS Pieter Verkiel schoof aan namens de voormalige EZ-organisatie en ook Harm Rasser, deliverymanager van de Dienst ICT Uitvoering (DICTU) van LNV was daarbij. Zij legden de systemen en werkwijzen voor document management naast elkaar om het beste van twee werelden te selecteren. In de eerste plaats werd gezamenlijk besloten verder te gaan met eDOCS; in het tweede kwartaal van 2012 zal de nieuwste versie, 5.3, in gebruik worden genomen. En in de tweede plaats was het snel duidelijk dat de standaardapplicatie van SmartDocuments de maatwerkoplossing voor sjabloonbeheer van LNV zou gaan vervangen. SmartDocuments blijft namelijk een van de weinige partijen die een standaardkoppeling koppeling heeft met eDOCS.

Pieter Verkiel: ‘De redenen om wederom te kiezen voor SmartDocuments zijn hetzelfde als in 2008 en zijn nog steeds valide. Inderdaad was de standaardkoppeling met eDOCS een absolute vereiste; nu dus ook met de nieuwe versie. Denk verder aan de naadloze integratie met Microsoft Office en de ondersteuning van het Open Document Format, zodat we direct op open source kunnen overschakelen als die situatie zich aan dient. Wat verder van belang blijft, is het gebruiks- en beheersgemak. Gebruikers moeten niet geconfronteerd worden met verschillende schermen om sjablonen te kunnen oproepen en te bewerken.'

Zonder ICT
En wat juist bij de mensen van voorheen LNV zal aanspreken is het feit dat het onderhoud van de sjablonen in handen is van functioneel beheer, niet van ICT. Adressen en bewindslieden willen nog wel eens veranderen en dat kunnen aangewezen medewerkers nu zelf heel eenvoudig via SmartDocuments aanpassen. Zonder tussenkomst van programmeurs of andere ICT-collega's. Dat verhoogt de slagkracht van de organisatie en stroomlijnt de processen. Ten slotte wijst Verkiel op de mogelijkheid om automatisch metadata tussen documenten en document management systeem uit te wisselen, zodat deze direct op de juiste wijze worden opgeslagen in het document management systeem en referentienummers automatisch worden toegevoegd aan het document. Snel kunnen terugvinden van documenten is politiek gezien van groot belang. Dat zijn features die SmartDocuments een zeer goede tool voor sjabloonbeheer en documentcreatie maken.

Uniforme documenten
Harm Rasser was snel overtuigd van de noodzaak over te schakelen op SmartDocuments. ‘We kwamen bij elkaar om te werken aan één omgeving voor document management, dat we DoMuS hebben gedoopt. Sjabloonbeheer en documentcreatie vormen daarin een relatief klein maar wezenlijk onderdeel. Beleidsvorming, WOB-aanvragen, Kamervragen, brieven van burgers, wetgevingstrajecten, het zijn allemaal belangrijke processen op het ministerie die een adequate output vereisen. Deze processen moeten gewoon optimaal verlopen met uniforme documenten.'

‘Ik was dan ook tevreden dat we snel konden schakelen met SmartDocuments, dat een standaardproduct is met een standaardinterface richting eDOCS', vervolgt Rasser. We hebben ook gekeken naar de module voor sjabloonbeheer die wordt meegeleverd met dit systeem, maar dat bleek ontoereikend. We hebben duidelijk een keuze gemaakt om maatwerk eruit te snijden en te standaardiseren naar een Dot.net omgeving. Om verzekerd te zijn van voldoende kennis en vaardigheden op dat vlak, zijn we de samenwerking aangegaan met Capgemini, dat de implementatie van SmartDocuments en DoMuS uitvoert. Op die manier zijn we niet alleen verzekerd van een flexibel, schaalbaar en efficiënt systeem voor document output, maar ook van continuïteit.'

Innovatief
Het ministerie van EL & I gaat in dit geval uit van een omgekeerde business case. Eerst komt het technologisch plaatje op tafel en vervolgens worden de functionele behoeften in kaart gebracht. Gezien de complexiteit die de samenvoeging van de twee ministeries met zich meebrengt en de tijdsdruk die ligt op het synchroniseren van document management is dat een gerechtvaardigde keuze. Dat betekent desalniettemin dat Rasser en Verkiel nu voor enkele uitdagingen staan.

3000 man zal een korte of lange opleiding moeten gaan volgen om de nieuwe werkwijze onder de knie te krijgen. Oude documenten en sjablonen zullen plaats maken voor nieuwe, maar welke verdwijnen, welke zijn generiek en kunnen over naar de nieuwe werkomgeving? En vragen die volgen zijn hoe een statusvolgsysteem kan worden ingericht en hoe de digitale handtekening kan worden toegepast. Het wordt allemaal mogelijk omdat de documentprofessionals van EL & I innovatief nadenken over document output en daarbij niet uit het oog verliezen wat mensen in hun dagelijks werk echt verder helpt. SmartDocuments doet de rest.

Printvriendelijke versie: