DCM Awards: categorie Information Access & Security
Klant: Shanks Nederland
Leverancier: Lucom Benelux

Shanks is een grote (internationale) organisatie gespecialiseerd in afvalmanagement. Het bedrijf heeft zich in Nederland regelmatig uitgebreid via overnames en dat heeft geresulteerd in een groep van 9 bedrijven verdeeld over 37 sites. Zij kunnen redelijk autonoom werken, maar als het gaat om de administratie ziet het hoofdkantoor in Wateringen in ieder geval graag eenheid en eenduidigheid. Met de stapsgewijze introductie van Lucom´s InvoiceIN en het elektronisch factureren is die wens tot eenduidigheid, veiligheid, en betrouwbaarheid gerealiseerd.

Met 40 locaties, 2200 medewerkers en een omzet van ruim 415 miljoen euro is Shanks Nederland een van de meest professionele en vooruitstrevende afvalinzamelaars in Nederland. Dochterondernemingen zijn onder meer Icova, Van Vliet, Reym, en Smink. Shanks is er in geslaagd alle ‘dochters' met hetzelfde professionele vakmanschap en klantgerichtheid in de markt te laten opereren. Kwaliteit staat altijd voorop dus ook in de administratieve afhandeling rondom alle activiteiten binnen deze organisaties. Berry van der Schans, country ICT manager bij Shanks Nederland: ‘Als je in je werk in staat bent om een bepaalde eenduidigheid en kwaliteit te realiseren, moet dat ook kunnen in de administratie. Met name de factuurverwerking bleek toch een zorgenkindje. In onze wereld gaan veel papieren facturen rond en vaak ook nog gepaard met geleidebonnen. Op die geleidebonnen staat informatie die je ook wilt verwerken met de factuur. Voeg daarbij dat binnen onze organisatie een drietal ERP-systemen actief is en dat alles in een AS400 omgeving draait en je begrijpt dat digitalisering van inkomende en uitgaande factuurstromen een complexe klus is.'

Pragmatische aanpak
Een representatieve werkgroep binnen Shanks onderzocht de mogelijkheden in de markt en kwam uit bij Lucom Benelux. Zowel het bedrijf als het product en de prijsstelling overtuigden de werkgroep. Van der Schans: ‘De bedrijven onder onze vlag werken samen en vullen elkaar aan daar waar mogelijk of gewenst en daarbij worden ze ondersteund door het hoofdkantoor. In de administratie is het niet anders: we moeten het maximale rendement halen uit de inspanningen en investeringen die we ook op dat gebied plegen. Lucom paste met InvoiceIN en het Elektronisch Factureren helemaal in die opvattingen.'
Shanks heeft gekozen voor een gefaseerde invoer van de digitale factuurverwerking en digitale facturering. Het eerste project heeft betrekking op de verwerking van inkomende facturen met InvoiceIN. Het is de bedoelding dat al die verschillende facturen die bij de verschillende bedrijven binnenkomen allemaal op dezelfde wijze kunnen worden verwerkt. Echter wel met behoud van de eigen identiteit. Die ruimte moet er ook wel zijn, vindt Van der Schans. ‘Het uiteindelijke resultaat moet echter wel zijn dat de facturen allemaal op de eerste van de maand zijn verwerkt en de gegevens in het centrale systeem opgeslagen. Digitalisering van dat proces was daarom de enige optie.' In het ‘Cyber Center' (Shared Service Center) van Shanks draaien nu twee centrale servers; één voor elk van de twee Lucom Factuurapplicaties.

Digitaliseren en inboeken
Binnenkomende facturen worden, eventueel inclusief de geleidebonnen, decentraal in groepen facturen onderverdeeld en gescand.. De digitale facturen worden per bedrijf automatisch voorzien van metadata en na validatie en verificatie worden de facturen - ook weer per bedrijf - naar de AS400 omgeving overgezet. Het mooie is dat aan de drie ERP-systemen die binnen Shanks worden gebruikt, niets hoeft te worden veranderd. Na scanning, herkenning en validatie wordt de boeking in het ERP-systeem gemaakt en kan de factuur, uiteraard na autorisatie van de budgethouders betaalbaar worden gesteld. Dat hele proces wordt aangestuurd door de Lucom InvoiceIN applicatie middels ingebouwde workflows. Door profilering van klanten en/of toeleveranciers toe te passen kan het systeem steeds verder naar behoefte worden ingeregeld. Op het moment dat een profiel van een bedrijf dat regelmatig facturen stuurt is aangemaakt, herkent het systeem de factuur sneller en weet ook meteen waar die naartoe moet en welke randvoorwaarden er binnen het proces gelden. Die workflows en de bijbehorende informatie zijn per bedrijf (beveiligd) benaderbaar en instelbaar. Qua volgorde, aantal te volgen stappen, specifieke validaties, parameters of (soort) budgethouders kunnen aanpassingen worden gedaan. ‘En daarin schuilt een groot deel van de kracht van deze applicatie', meent Jan van Buren, directeur Lucom Benelux. ‘Er hoeft aan de vertrouwde werkwijze van de mensen niets te worden veranderd. De processen kun je altijd nog anders inregelen. Meestal gebeurt dat dan op aangeven van de gebruikers zelf en daardoor is de acceptatie ook meteen veel groter.'

Klantgericht factureren
Het proces van de uitgaande facturen bij Shanks bood eveneens ruimte voor verbetering. Naast het digitaliseren van het proces ‘uitgaande facturen' was er behoefte de communicatie met de klanten over facturen te verbeteren. Met Lucom Elektronisch Factureren worden al die facetten ingevuld en bovendien kunnen de gebruikers vanuit hun eigen infrastructuur de facturen versturen. Van der Schans: ‘We hebben heel even ‘het uitbesteden' overwogen, maar we wilden deze informatie per se binnenshuis houden. Weliswaar in een private cloud omgeving, maar absoluut onder ónze controle.'

‘Om onze klanten optimaal te bedienen, kunnen deze zelf hun profiel invullen en aanpassen. Uiteraard kunnen we dat ook vanuit onze organisatie doen als de klant dat wil, maar het is zeer klantvriendelijk om als verzender je klant keuzes te bieden. Ook waar het gaat om de geleidebonnen is er veel verscheidenheid bij de klanten; sommigen eisen getekende bonnen of scans daarvan; anderen vinden al die bijlagen alleen maar lastig en willen alleen een factuur. Binnen het Profiel Management wordt dit nu keurig geregistreerd en per klant wordt de factuur samengesteld en verstuurd op de manier die de klant kiest. Het doel is om zo snel mogelijk printfacturen naar PDF per e-mail om te zetten en aansluitend grotere klanten XML-facturen aan te bieden; het kan allemaal binnen de geleverde technologie. Een groot voordeel van de digitale facturen is de verzegeling van die facturen door een elektronische handtekening. Daarmee zijn wij en onze klanten bevrijd van de dreiging van spookfacturen. Dit kwaliteitsaspect is zonder meer ook belangrijk geweest bij onze keuze om het in eigen huis en volledig beveiligd te doen.'

Van der Schans: ‘Op het moment dat facturen worden uitgestuurd kun je vragen verwachten, zeker bij grote()re) volumes. Binnen de Lucom-oplossing kan de klant eenvoudig op een link in de elektronische factuur klikken en er opent zich direct een interactief reactieformulier, waar de bekende gegevens al zijn ingevuld. De klant kiest een categorie en voert zelf zijn vraag of opmerking in. Binnen Shanks wordt de vraag direct in een workflow proces geactiveerd ewn kan men direct de status inzien van iedere individuele vraag . Vanuit het systeem kun je vragen groeperen, rapporteren en analyseren. Het is dus niet alleen de afhandeling, maar ook de bron voor verbetering.'

Van der Schans is verheugd en gedreven over dit project: ‘We gaan geld besparen door de klant beter van dienst te zijn. In de ICT wereld is deze combinatie volgens mij uniek. De uitrol is volop aan de gang. Begin 2012 zullen alle 9 bedrijven en de diverse sites die daaronder vallen zijn aangesloten op InvoiceIN en Elektronisch Factureren. Dan kan de volgende fase voor verdere integratie met klanten en leveranciers worden opgestart. Zonder aanpassing van de ERP-systemen slagen we erin om met onze facturatie voorop te lopen in onze markt met al onze dochterondernemingen en met ieder zijn eigen doelgroepen.'

Printvriendelijke versie: