Bring Your Own Device:

Tijdens een bijeenkomst georganiseerd door clockwork bpm en Outsystems bleek maar weer eens dat de strategie om goed om te gaan met de steeds mobieler wordende medewerker in een dynamische organisatie nog niet zo heel makkelijk is. ‘Er is absoluut een geformaliseerde ‘mobile strategy' nodig om alles te kunnen blijven beheren', aldus Danny Frietman, kersverse partner bij KBenP en specialist in enterprise mobility. ‘De consument is aan het roer. Bedrijven moeten zich snel aanpassen anders wordt het hommeles.'

Door: John de Waard

Het grootste gevaar zit nog in het feit dat de mensen ook nog eens ‘hun eigen apparaatje' meenemen, Bring Your Own Dveice, heet dat in jargon. Frietman: ‘De keuze is aan de mensen. Ze hebben privé al van alles wat ze op het werk ook willen hebben. De tijden dat ICT kon zeggen dat dat niet mocht zijn echt voorbij. Het gaat nu om het sturen want de mensen zijn uiteindelijk ook een stuk productiever en efficiënter als ze mogen weken met de devices die ze zelf kiezen. Onderzoek in Amerika onder 100.000 bedrijven heeft echter uitgewezen dat 95% van de medewerkers die een mobile device gebruikte, zijn of haar eigen device gebruikt, en - het ergste - dat de helft daarvan voor ICT een volslagen onbekend fenomeen was.'

Professionele gebruikers

Gebruikers zijn tegenwoordig niet alleen mondiger, ze weten ook veel meer over de middelen die ze ten dienste kunnen staan. Frietman: ‘ Ze weten veel zelf, ze doen veel zelf. Ze implementeren software en integreren zelf devices en ze willen vervolgens geïntegreerd worden met die devices in de organisatie. En dáár ligt de CIO nu wakker van! Het managen van mobility kost geld, kost tijd, kost hoofdbrekens en als je even niet oplet, leidt het direct tot onbeheersbaarheid. Vooral het feit dat mensen dus hun eigen devices gaan inbrengen in de organisatie schept veel problemen. Althans, dat zou kunnen op het moment dat je geen afdoende beleid daarover formuleert.'

En beleid formuleren voor ‘de intrede in het mobiele tijdperk' is cruciaal voor het succesvol implementeren van mobiliteit, vindt ook Martin Zwart, CEO clockwork bpm. ‘Security en device management zijn een serieuze zaak. Er komt steeds meer druk op een organisatie om ‘mobiel te gaan', maar er kleven grote gevaren aan. De hoeveelheid ‘mobile malware' (virussen en dergelijke op mobiele apparaten) die (letterlijk) de organisatie binnen wordt gedragen neemt hand over hand toe. Er is aandacht van de criminele wereld voor de lekken die ontstaan in organisatienetwerken door het gebruik van onbeheersbare hoeveelheden mobiele apparaten. Er staat namelijk vaak persoonlijke informatie op die apparaten en uit cijfers blijkt dat die dingen nogal eens worden verloren of gestolen, dat is bij zo'n 20% al het geval. In Londen hebben ze eens  uitgezocht hoeveel SmartPhones of andere mobiele apparaten er in een half jaar tijd in taxi's achterbleven: dat bleken er 68.000 te zijn! En dan is het maar net welke beveiliging je er op hebt staan of je gegevens niet gewoon op straat komen te liggen. Beleid is dus absoluut noodzakelijk.'
Onder dat beleid valt ook simpelweg het hanteren van normen en waarden, procedures, en afspraken. ‘Gewoon afspreken hoe je omgaat met elkaar en met die apparaten is echt geen overbodige luxe. En het is ook  echt geen ‘hell of a job', gewoon goed nadenken en doen wat logisch is', aldus Frietman.

Over het gebruik van de mobiele apparaten zelf werd ook nog het nodige gezegd tijdens de bijeenkomst, onder meer wat voor soort applicaties nu werkelijk zakelijk zijn. Zwart: ‘Er is veel kaf onder het koren, maar er is vooral veel aandacht voor consumententoepassingen. En daar zit je als bedrijf niet echt op te wachten. Hoe leuk en nuttig sommige applicaties ook zijn, er moet voordeel voor het bedrijf uit te halen zijn. En dan zijn applicaties die er bijvoorbeeld toe bijdragen dat het management sneller beslissingen kan nemen, gebaseerd op volledige, inzichtelijke en interactieve informatie het meest gewild. Ook de mobiele manager van vandaag de dag wil graag met een iPad of vergelijkbaar device werken, maar het moet wel functioneel zijn. Als je er nu voor kunt zorgen dat hij op die iPad of tablet PC zijn rapportages uit allerlei BI- en CRM-systemen gepresenteerd kan krijgen in een mooie grafische en interactieve interface draagt dat bij aan de efficiency. Snel beslissen op gedetailleerde informatie, die desgewenst ook direct kan worden gemaild naar en gedeeld met collega's maakt een organisatie ‘agile', flexibel. Roambi (spreek uit: room bie ai) van het Amerikaanse MellMo Inc. is zo'n applicatie die een organisatie uiterst eenvoudig, maar wel beveiligd ‘openlegt' voor de moderne manager. Het sterke punt van Roambi  is dat process analitics - het destilleren van alle informatie uit de onderliggende bedrijfsprocessen - worden gecombineerd en gededuceerd. De gebruiker kan steeds dieper in de grafieken duiken en krijgt zo steeds gedetailleerdere informatie waarop hij zijn beslissingen kan baseren.'
Aan het eind van de middag was wel duidelijk dat als je als bedrijf een duidelijk beeld voor ogen houdt over wat je wilt bereiken, hoe je dat wilt bereiken, hoe je met al die mobiele apparaten moet omgaan en met steeds mobieler wordende medewerkers er een mooie toekomst in het verschiet kan liggen. Vooral het gemak in het gebruik van die mobiele apparaten draagt ertoe bij dat je snel moet reageren als organisatie. Dat is een echte ‘business use case', aldus Martin Zwart. ‘Het draagt ertoe bij dat mensen heel snel willen en doen, maar je moet het wel kunnen beheren.'

‘Anders loopt het uit de hand voor je er erg in hebt', aldus Frietman tot slot. ‘En ontstaat er een organisatie die volkomen onbeheersbaar is geworden. Maar ‘act now', want we zijn al verder dan je denkt.'