Tijdwinst investeren in kwaliteit en service

Jaarlijks komen bij CSU in Uden ruim 75.000 facturen binnen. Met bijlagen zijn dat zo'n 600.000 pagina's. De verwerking van deze omvangrijke documentenstroom heeft CSU met behulp van Docspro verregaand geautomatiseerd: digitaliseren, herkennen, boeken, archiveren en opnemen in de autorisatieworkflow - alles is opgenomen in één vloeiend proces dankzij een unieke combinatie van naadloos geïntegreerde standaardoplossingen. Financieel directeur Guus van Mourik is overtuigd van de voordelen: "We zijn de afgelopen jaren flink gegroeid en die lijn willen we graag doortrekken. Dit systeem geeft ons veel meer grip op de factuurstroom en levert bovendien flinke besparingen op. De tijdwinst die we behalen, kunnen we weer investeren in de kwaliteit van onze organisatie en de service aan onze klanten."

CSU is een toonaangevende speler in Nederland op de markt van schoonmaak, beveiliging en sinds kort ook thuiszorg. Het bedrijf grossierde de laatste jaren in branche-awards en behoort sinds 2004 elk jaar tot de Beste Werkgevers van Nederland. En ook de klanten zijn blijkbaar tevreden, want CSU is in de afgelopen 10 jaar in omvang verdubbeld. "Als je zo snel groeit, is het belangrijk om met je bedrijfsprocessen gelijke tred te houden", aldus Guus van Mourik. "We constateerden dat het nodig was om het factuurproces beter te beheersen. De facturen kwamen binnen op allerlei verschillende locaties en de logistieke en administratieve verwerking ervan was veel te omslachtig en tijdrovend. Vandaag de dag zoek je dan al snel naar een digitale oplossing."

Unieke geïntegreerde oplossing

"We wilden graag een oplossing die zou aansluiten op FIS2000, ons financieel informatiesysteem", vertelt Mark van der Linden, verantwoordelijk voor ICT-Ontwikkeling bij CSU. "De leverancier, Uni4 Consist, bracht ons in contact met Docspro, dat een scan- en archiveringsoplossing levert die volledig is geïntegreerd met FIS2000. Ontvangen facturen worden eerst gescand. Dat gebeurt decentraal op onze vier regionale administratiekantoren waar tegenwoordig alle facturen binnenkomen. Vervolgens worden de factuurgegevens gelezen met Kofax Transformation Modules. Die gegevens worden meteen doorverwerkt in de centrale financiële administratie. De gescande facturen worden gearchiveerd met behulp van IBM Content Manager en gekoppeld aan de bijbehorende boekingen. Tegelijkertijd wordt de factuur gekoppeld aan een autorisatieroute, daarvoor gebruiken we de Online Approval module van Unit4 Consist. Het bepalen van de juiste route kan zelfs automatisch op basis van het herkende opdrachtnummer op de factuur. Dat laat wel zien hoe mooi de verschillende componenten in elkaar schuiven."

Geen tijd meer verliezen

Volgens Guus van Mourik levert deze manier van werken veel voordeel op: "Die winst zit op allerlei plaatsen in het proces. We moeten bijvoorbeeld vaak een verkoopfactuur maken op basis van een inkoopfactuur. De papieren verwerking nam vaak zoveel tijd in beslag, dat het ook lang duurde voor we onze klanten konden factureren. Dat kost geld. Het voordeel is nu dat de facturen al administratief verwerkt zijn als ze de autorisatieroute ingaan. Zodra de laatste goedkeuring is gegeven kan de verkoopfactuur meteen de deur uit. En waar vroeger een factuur nog wel eens bij iemand op een bureau kon blijven liggen, krijg je nu elke dag een mailtje als je te laat bent met autoriseren." Voor thuiszorgactiviteiten moet aan controlerende instanties worden doorgegeven wie bij welke klant de dienst heeft geleverd. "Van uitzendbureaus die we daarvoor inschakelen, verlangen we tegenwoordig dat ze deze informatie op de factuur zetten. Die gegevens worden herkend en kunnen dus eenvoudig worden doorgestuurd. Dat scheelt heel wat inspanning." En ook de operationeel managers hebben veel baat bij het systeem, geeft hij aan: "Zij zijn verantwoordelijk voor de marge op hun opdrachten. Dat betekent dat ze scherp letten op de kosten. Nu kunnen ze in een handomdraai een oude factuur op het scherm controleren, waar ze vroeger een kopie moesten opvragen bij de administratie, met alle rompslomp van dien. Zo zat er op allerlei punten veel verborgen tijdverlies. Ik ben ervan overtuigd dat we op deze manier over het hele proces makkelijk 2 FTE's hebben bespaard."

Kwaliteit gaat omhoog

Hoewel CSU duidelijk oog heeft voor de besparingen die kunnen worden bereikt - Van Mourik verwacht de investering in 2,5 tot 3 jaar terug te verdienen - wordt veel meer waarde gehecht aan de positieve invloed op de kwaliteit van de organisatie. "Als er bijvoorbeeld een leverancier belt met een vraag over de betaling kun je meteen online zien waar een factuur is en wat er mee aan de hand is, en kun je veel sneller antwoord geven. Dat draagt bij aan een professionele uitstraling." Het is ook niet de bedoeling dat bespaarde FTE's worden verzilverd door mensen te ontslaan. "De tijdwinst stoppen we weer terug in de organisatie", legt Guus van Mourik uit. "Medewerkers hebben meer tijd gekregen voor ondersteuning van het management of operationele verbeteringen. We hebben stevige groeiambities en door efficiënter te werken kunnen we die groei stimuleren. Daar zitten voor ons de echte voordelen."

Zeer hoge herkenningsgraad

Of de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking werkelijk gerealiseerd worden, staat of valt volgens Mark van der Linden met de kwaliteit van de eerste stappen in het proces: "Hoe goed worden de gegevens op de factuur herkend, dat is belangrijk." Kofax Transformation Modules werkt met free form OCR, wat betekent dat niet voor elke leverancier een afzonderlijke template nodig is. "Het systeem herkende vanaf het begin de meeste gegevens op een factuur, zeker 90 tot 95 procent. Correcties zijn heel eenvoudig: bij het controleren klik je de ontbrekende op de factuur aan. Omdat het systeem deze correcties onthoudt, wordt er steeds meer herkend. Inmiddels zitten we nu op een percentage van 98 tot 100. We horen eigenlijk nooit dat iemand een probleem heeft met het scannen van een factuur."
Nog meer mogelijkheden

Net zoals CSU lovend is over de kwaliteit van de geïmplementeerde oplossing, zo zijn ze ook zeer te spreken over de samenwerking met Docspro en Unit4 Consist. "Beide partners waren goed op elkaar ingespeeld en hadden duidelijk veel kennis van zaken", aldus Guus van Mourik. "Zowel de pilot als de uitrol over de vestigingen is rimpelloos verlopen, en de paar kleine probleempjes die zich nu en dan voordeden werden vlot aangepakt." Deze goede ervaringen geven veel vertrouwen voor de uitbreidingen die CSU de komende tijd wil gaan implementeren. Mark van der Linden: "We gaan het mogelijk maken om achteraf een document te scannen en toe te voegen aan een gearchiveerde factuur. Het komt regelmatig voor dat een deel van de bijlagen ontbreekt. Om dat te corrigeren moeten we nu nog de factuur afboeken en daarna weer opnieuw opboeken met alle bijlagen. Dat is straks niet meer nodig." Ook het verwerken van digitaal aangeleverde facturen staat op het verlanglijstje. "Het is mogelijk om binnengekomen digitale facturen automatisch klaar te zetten en door de herkenningssoftware te halen. We zullen in de toekomst steeds vaker digitale facturen gaan ontvangen, en daar willen we klaar voor zijn."