Procesoptimalisatie dankzij digitalisering

Aanleiding voor het digitaliseren van facturen was de vorming van een shared financieel servicecentrum. Voordat werd begonnen met het centraliseren van de administratie, kende de universiteit negen administraties, zes voor de verschillende faculteiten en drie voor overige onderwijs- en onderzoekeenheden. De medewerkers van de universiteit werken op tientallen locaties, verspreid over Leiden. "Naast honderdduizend facturen, verwerken we per jaar ook nog dertigduizend personele declaraties. Al die documenten moeten worden goedgekeurd voordat ze bij de administratie terecht komen voor verdere verwerking. Dit zorgde in het verleden voor enorme piekbelastingen, want aan het einde van de maand of bij jaarafsluiting gingen de medewerkers ineens hun eigen administratie bijwerken en werden we overspoeld met declaraties en goedgekeurde facturen. Er moest dan flink worden aangepoot om het werk op tijd af te krijgen."

Doorlooptijd verkort

Volgens Van den Oord was de situatie niet langer houdbaar. "De documentstromen moesten efficiënter worden ingericht, dus een centraal servicecentrum en de digitalisering van facturen en declaraties waren hard nodig." Dit heeft volgens Van den Oord geleid tot een efficiënter proces van het goedkeuren en verwerken van facturen. "Vroeger kon het lang duren voordat een factuur werd geaccordeerd omdat ze nog weleens verdwenen onder een stapel andere papieren. Nu wordt de factuur centraal gescand, in het systeem gezet en kan de budgethouder de factuur digitaal inzien en er zijn goedkeuring aan geven. De administratiemedewerker kan ook precies zien wat de status van een factuur is. De doorlooptijd is hierdoor aanzienlijk verkort en het is al met al een meer continu proces geworden."

Enorm herkenningspercentage

Om het proces nog soepeler te laten verlopen, installeerde Docspro Kofax Transformation Modules (KTM) voor het herkennen van gegevens op gescande documenten. Integratie van de software met Citrix, zorgt ervoor dat medewerkers vanuit elke locatie kunnen werken met de validatie van KTM. "Dat werkt heel goed want er worden minder fysieke facturen rondgestuurd en daardoor wordt de foutkans kleiner. Daarbij is de software gebruiksvriendelijk want gegevens die KTM herkent met Optical Character Recognition (OCR) worden in een apart venster weergegeven en zijn dus gemakkelijk te controleren en te verbeteren als dat nodig is. En de software leert van elke verbetering die wordt doorgevoerd, dus de kwaliteit van de gegevens wordt steeds beter." Het is in KTM mogelijk naast freeform technieken gebruik te maken van voorbeelden die zijn opgeslagen in een "knowledge base". Door nieuwe voorbeelden toe te voegen aan de "knowledge base" zal het herkennigspercentage van gegevens verder toenemen. Van den Oord: "We doen nu alles nog freeform, dus met de standaardtechniek van KTM. Hiermee wordt al enorm percentage herkend, maar in de toekomst willen we samen met Docspro meer voorbeelden toevoegen aan de "knowledge base" van KTM zodat het herkenningspercentage nog hoger komt te liggen."

Digitaal archief

Het centraliseren van de administratie is gefaseerd verlopen. Van den Oord: "In 2008 hebben we een pilot laten draaien op één van de administraties. Toen dit na drie maanden goed draaide, hebben we één faculteitsadministratie toegevoegd en toen dat ook goed ging de volgende. Aan het eind van de zomer was dit proces afgerond en nu worden alle eenheden bediend vanuit het servicecentrum. We werken nu acht maanden met het nieuwe systeem en het was wel even wennen voor de medewerkers, maar het is wel een stuk efficiënter. We lopen na de inwerkperiode nu bijna op schema voor dit jaar en het ziet ernaar uit dat we volgend jaar fors veel tijd zullen besparen." Het opslaan van facturen gebeurt nu digitaal, wat veel zoekwerk voorkomt. "Het is bijna niet te doen om in een archief met honderdduizenden facturen die ene factuur te vinden", aldus Van den Oord. "In ons digitale archief zijn de facturen met één druk op de knop terug te vinden." In de toekomst zullen de papieren facturen niet langer gearchiveerd worden. "We moeten nog afspraken maken met de Belastingdienst over de bewaarplicht die geldt voor facturen, maar als het niet langer verplicht is om de fysieke facturen te bewaren, dan zal dat ook veel ruimte schelen want honderdduizend facturen per jaar is in papieren vorm een aardig volume."

Poststukken en personeelsdossiers

Behalve het digitaliseren van facturen, worden nu ook poststukken en personeelsdossiers gescand met Kofax Capture. Naast een centrale Kofax Capture installatie, plaatste Docspro hiervoor op een viertal locaties scanwerkplekken. Deze werkplekken zijn met de centrale administratie verbonden via Kofax Capture Network Server (KCNS). Peter Zandveld leidde dit project. "We scanden al langer de personeelsdocumenten, maar de software die we hiervoor gebruikten, werd niet meer ondersteund door de fabrikant. Omdat Dennis ook al bezig was met Docspro, besloten we na een kort onderzoek om voor het scannen naar het document management systeem (DMS) ook de software van Kofax in te zetten."

Vruchtbare samenwerking

Universiteit Leiden kwam via Avelon, het bedrijf dat de SAP-oplossing implementeerde, in aanraking met Docspro. "We hebben in de aanloop naar het servicecenter een aantal oplossingen bekeken, maar op alle punten kwam Docspro als beste uit de bus.", aldus Zandveld. "Het partnerschap tussen Avelon en Docspro heeft ons veel voordeel opgeleverd want er waren al goede koppelingen tussen SAP en de scan- en herkensoftware van Kofax." Ook Van den Oord is tevreden met de samenwerking met Docspro. "Geen enkel project verloopt vanaf het begin vlekkeloos, maar Docspro wist goed in te spelen op onze wensen." Hij is goed te spreken over de soft- en hardware kennis die Docspro in huis heeft. "Doordat ze weten wat er te koop is, kunnen ze je snel en efficiënt helpen als er zich problemen voordoen."

Toekomstige toepassingen

Voor de toekomst zien Van den Oord en Zandveld nog voldoende mogelijkheden voor uitbreiding van de scanfunctionaliteit binnen de universiteit. "We zijn nu bezig om een Docspro Import Controller te implementeren, zodat ook facturen die per email binnenkomen, automatisch worden herkend." Ook wordt gekeken naar de mogelijkheden voor het scannen en herkennen van machtigingsformulieren voor de betaling van collegegeld. "Met achttienduizend formulieren per jaar kunnen we ook daar een enorme tijdswinst behalen." Zandveld wil in de toekomst de mogelijkheden voor het automatisch herkennen van gegevens in personeelsdossiers gaan onderzoeken. "Nu scannen we de dossiers alleen nog en slaan ze digitaal op, maar het zoeken naar bepaalde gegevens wordt een stuk eenvoudiger als niet alleen het document, maar ook de gegevens digitaal beschikbaar zijn. Een voortgangsgesprek loopt altijd volgens een bepaald format, dus dat leent zich uitstekend voor automatische herkenning. We ontdekken gaandeweg steeds meer toepassingen voor het systeem, dus in de toekomst zullen we nog meer gaan digitaliseren."