Met de aanschaf van een bizhub 1051 en een bizhub C5501 is de reproafdeling van de gemeente Texel klaar voor de komende jaren. "De boekjes en rapporten die we nu maken, zijn van de hoogste kwaliteit. Wat volledig past bij de uitstraling die we als gemeente willen hebben", vertelt Daan Koopman, die verantwoordelijk is voor de centrale reproafdeling van de gemeente.

Koopman werkt inmiddels al zo'n dertig jaar bij de gemeente Texel en heeft dan ook alle veranderingen op de reproafdeling zelf meegemaakt. "Toen ik hier kwam, werkten we met een klein offset-apparaat. In de loop van de jaren is die vervangen door een digitale machine. Tot vorig jaar november was dat een Xerox-printer. Konica Minolta heeft ons er echter van kunnen overtuigen dat we met hun machines en oplossingen de komende jaren nog beter vooruit kunnen." De reproafdeling draait jaarlijks ongeveer 2,2 miljoen afdrukken. Dat aantal is in de loop van de jaren volgens Koopman niet echt veranderd, wel de aard. Want er worden steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit, met name de kwaliteit van de kleurenafdrukken. Voorheen was het gebruikelijk dat rapporten in zwart-wit werden afgedrukt. Inmiddels worden de meeste stukken voorzien van kleurenafbeeldingen, zoals foto's, diagrammen en
kaartjes. Dat maakt dat de behoefte aan kleurenafdrukken groeit. In de praktijk is het een behoorlijke kostenpost wanneer hele boekjes en rapporten op kleurenmachines moeten worden afgedrukt. Daarom is Koopman enthousiast over de mogelijkheden van de Color Splitfunctionaliteit van Konica Minolta. "Regelmatig komt het voor dat er een opdracht binnenkomt om een boekje te printen, waarvan er van de 200 pagina's 8 in kleur moeten worden geprint en de overige pagina's in zwart-wit. Met Color Split printen we eerst de kleurenpagina's, tweezijdig op de kleurenmachine. Daarna leggen we het stapeltje in de zwart- witmachine. Deze steekt de kleurenpagina's tijdens het printen van de zwart-witpagina's automatisch op de juiste plek in. Hierdoor hoeven de zwart-witpagina's niet op een kleurenmachine worden geprint. Dit bespaart afdrukkosten. Immers zwart-witprints zijn goedkoper dan kleurenafdrukken. Ik kon in eerste instantie niet geloven dat zoiets foutloos gaat. Maar het werkt echt. Op dit moment gebruiken we het bijna bij ieder product."

Opdrachten per e-mail
In de loop van de jaren is niet alleen de kwaliteit van het printwerk sterk verbeterd en geprofessionaliseerd, maar ook de manier van werken. Voor Koopman zijn collega's van de verschillende afdelingen bij de gemeente ‘klanten'. Zo wil hij ze ook benaderen. ‘Tegenwoordig sturen ze hun opdrachten via e-mail naar de reproafdeling. Hierna moet Koopman vaak nog even bellen om de opdracht nauwkeurig af te stemmen. "Dat komt ook omdat er soms nog foto's bij gemaakt moeten worden. Dat doe ik dan ook." Het secretariaat maakt bij het aanleveren van grote opdrachten gebruik van de applicatie Printgroove JT Man van Konica Minolta. Koopman: "De opdrachten komen kant-en-klaar genummerd binnen".

Introductie
Vanaf november 2009 werkt de gemeente Texel met de nieuwe apparatuur. "Konica Minolta heeft het systeem bij ons neergezet en alle voorinstellingen gedaan. Ook hebben ze ons instructies gegeven. Bijvoorbeeld over wat je moet doen om boekjes te maken en hoe de Color Splitoplossing werkt. Het ging allemaal heel soepel. Ik ben heel kritisch, als ik tevreden ben, is het ook echt goed." Voor het onderhoud maakt de gemeente Texel gebruik van OPS Core en dat bevalt Koopman uitstekend: "De bizhub geeft zelf een seintje naar de serviceafdeling van Konica Minolta in Badhoevedorp als het nodig is. Dat betekent bijvoorbeeld dat voordat ik merk dat de toner op dreigt te raken, die nieuwe toner alweer binnen is. Ik hoef me niet langer bezig te houden met het voorraadbeheer. Dat is prettig, want vroeger greep ik wel eens mis."

Zorgvuldige afweging
Koopman heeft een zorgvuldige afweging gemaakt voordat hij besloot om voor de oplossing van Konica Minolta te kiezen. Tot nu toe hebben we gewerkt met contracten van vijf jaar. Ik herinner me dat we tien jaar geleden ook met elkaar aan tafel zaten. Maar toen kon Konica Minolta niet voldoen aan ons eisenpakket. Dat was dit keer anders. In de showroom kreeg ik een uitstekende demonstratie. En daarna hebben we alles volledig uitgewerkt. Belangrijk punt daarbij was de kwaliteit. Het mag natuurlijk niet zo zijn  dat de kwaliteit in de loop van de tijd minder wordt. Die ervaring hadden we namelijk met de vorige leverancier. Ook hebben we dit keer geen contract van vijf jaar afgesloten, maar een van vier jaar met een uitloopmogelijkheid tot zes jaar."