Zorgverzekeraar Menzis werkt al tien jaar samen met Konica Minolta. In 2005 werden op de verschillende vestigingen centrale printercorners gecreëerd. In 2009 was het tijd om deze systemen te vervangen, passend bij het maatschappelijk verantwoord ondernemen waarmee Menzis zich profileert. "Er was geen twijfel over een andere leverancier; we zijn meteen om tafel gegaan met Konica Minolta", aldus centrale inkoper Dick Teunis.

Met meer dan 2 miljoen verzekerden is Menzis één van de grootste zorgverzekeraars van Nederland. Menzis heeft vestigingen in Wageningen, Groningen, Enschede en Den Haag. Het bedrijf stelt de mens centraal. Teunis: "Onze leus is niet voor niets ‘Elk menz is er één'. We steken veel energie in onze klanten en hun tevredenheid. Maar ook de interne klant, het personeel, is voor ons erg belangrijk. Hun tevredenheid werkt door in hun contacten naar buiten. Goede ICT-voorzieningen horen daarbij."

Geen reden voor aanbesteding
De vervanging van de systemen werd heel pragmatisch ingestoken. Teammanager ICT Service Co van Buuren: "Inkoop, Facilitair en ICT hebben gezamenlijk overlegd over de opvolging van ons oude printerpark. Gaan we kopen of huren, welke nieuwe functionaliteiten willen we en wat doen we met de oude systemen?" Van Buuren benadrukt dat de stabiliteit voorop stond en daarnaast de prestatie van de leverancier. "We wilden geen omkijken hebben naar de systemen en deze zo geruisloos mogelijk omwisselen. Dat was al een reden om geen aanbesteding te doen, maar daarbij komt dat we ook tevreden zijn over Konica Minolta als leverancier." Teunis vult aan: "Zij zijn betrouwbaar, deskundig, denken met ons mee en komen hun afspraken na." Konica Minolta werd om een voorstel gevraagd. "Uit verschillende scenario's hebben wij ervoor gekozen om alle oude systemen eruit te doen en zo weer een nieuw, stabiel en eenduidig printerpark te creëren", zo vertelt Teunis. "Dat was bovendien erg aantrekkelijk qua prijs."

Complimenten in plaats van gemopper
Er werden in totaal 65 bizhubs aangeschaft; 35 bizhubs C452, 1 bizhub C552 en 29 bizhubs 421. Ook koos Menzis opnieuw voor Follow-Me in combinatie met SafeCom software. Teunis: "We hebben ervaren dat er minder misloopt als gebruikers zo min mogelijk zelf aan de systemen hoeven te komen. Het is ideaal dat je nu met Follow Me zo je printopdracht uit een willekeurig systeem kunt halen. Met SafeCom kun je, door het scannen van je pasje, de printopdracht in werking stellen. Dat maakt het extra veilig." Van Buuren vult aan: "Het scheelt ook in de hoeveelheid papier die we gebruiken. Na een bepaalde tijd worden printopdrachten die niet zijn opgehaald namelijk gewist. Zo wordt niets onnodig geprint. Bovendien is de standaardinstelling zo dat documenten tweezijdig worden geprint." Inmiddels werkt Menzis een half jaar met de nieuwe systemen. De aanpassingen blijken een schot in de roos. "Waar er eerst nog wel eens werd gemopperd op de systemen, merken we nu dat we veel complimenten krijgen", zo vertelt Teunis. "De reden is dat Konica Minolta vooraf echt heeft meegedacht over hoe we efficiënter kunnen werken. Dat betaalt zich nu uit in tevreden gebruikers."

OPS Core is uitkomst
Met zo'n omvangrijk printerpark als dat van Menzis, is ook OPS Core een uitkomst. Van Buuren: "Als je zoveel systemen hebt, kunnen er ook op verschillende plaatsen storingen voorkomen. Met OPS Core meldt de multifunctional zelf de storing bij Konica Minolta. Service engineers zijn snel ter plaatse, soms nog vóór een storing is opgemerkt." Teunis is ook erg tevreden over het automatische beheer dankzij OPS Core. "Systemen houden zelf bij of toners en andere gebruiksmaterialen bijbesteld moeten worden. Zo is vervanging op tijd in huis. Bovendien scheelt het ons veel ruimte, tijd en werk dat we zelf geen voorraden meer hoeven te beheren. Het gehele proces loopt vanzelf en wordt extern geregeld." Minder verspilling en minder voorraden sluiten naadloos aan bij het beleid van Menzis. "Menzis wil een belangrijke bijdrage leveren aan het milieu. Inkoop, Facilitair en ICT denken bij elk traject na over besparende en klimaatneutrale oplossingen", aldus Van Buuren. Teunis: "MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) is bij Menzis aan de orde van de dag. Ook met het bevorderen van een gezonde leefstijl zijn we volop bezig, zowel voor onze klanten als onze medewerkers. Dat zie je bijvoorbeeld nadrukkelijk terug in onze sponsorprojecten."

Uitrol soepel verlopen
De uitrol van het nieuwe printerpark stond onder flinke tijdsdruk, maar is desondanks goed verlopen. Samen met Konica Minolta werd de omwisseling goed voorbereid. "Wensen en opmerkingen van Logistiek en werkplekbeheerders legden we neer bij de Account Manager van Konica Minolta, die vervolgens een plan op maat maakte", vertelt Van Buuren. De systemen stonden al snel op hun plek en elke dag waren engineers bezig om in hoog tempo alle multifunctionals te vervangen. "De samenwerking, zowel met de Account Manager als met de Engineers, verliep prettig en soepel", beschrijft Van Buuren. "Er werd snel op onze wensen en behoeften ingespeeld en achteraf hebben we het project grondig geëvalueerd. Alles is vastgelegd; wat verliep perfect, wat kon nog beter. Inmiddels zijn we helemaal op orde en kunnen we concluderen dat Konica Minolta altijd doet wat wordt beloofd."