Fixed price en gedegen vooronderzoek belangrijke criteria in keuze voor oplossingen van ISProjects door BEL Combinatie, eerste shared service centrum voor gemeenten in Nederland.
    
BEL Combinatie

Blaricum, Eemnes en Laren (BEL) hebben op 1 januari 2008 hun gemeentelijke organisaties samengevoegd tot één organisatie, de BEL Combinatie. Hiermee ontstond een nieuw fenomeen in Nederland, inmiddels bekend als het BEL-model, of de BEL-samenwerking. De BEL Combinatie verzorgt de dienstverlening en de totstandkoming en uitvoering van het beleid voor de drie gemeenten. De drie zelfstandige gemeentebesturen waken ervoor dat alles blijft toegespitst op wat er in hun dorp nodig is.
Zo'n 15.000 facturen in vier verschillende administraties voor 65 budgethouders

De BEL Combinatie is het eerste shared service centrum voor gemeenten in Nederland. Zij verwerkt jaarlijks ongeveer 15.000 facturen die aan ca. 65 budgethouders, verdeeld over de verschillende locaties aangeboden worden. "De facturen worden centraal ontvangen en via interne post binnen het pand verspreid of via bodes naar de locaties gebracht. De budgethouders tekenen op een aangehecht groen vel voor akkoord en geven ook de codering aan. Daardoor duurt het soms lang voordat de facturen in SAP geboekt kunnen worden en moeten we ook regelmatig op zoek naar facturen," vertelt Ingrid Flieger, Teamleider Administratie bij de BEL Combinatie.

Uitgebreid selectietraject om de beste keuze te maken
"Tijdens een bezoek aan het factuurcongres 2010 heb ik kennis gemaakt met een aantal partijen die een oplossing voor digitale factuurverwerking in combinatie met SAP aanboden. Daar heb ik een aantal presentaties bijgewoond, waaronder die van ISProjects; van een drietal potentiële leveranciers heb ik toen informatie meegenomen. Enkele dagen later al heb ik een seminar van ISProjects bezocht waar een uitgebreide demo werd gegeven en een klant over zijn ervaringen met het programma van ISProjects vertelde. Vervolgens hebben wij van verschillende leveranciers live demo's bekeken en referenten bezocht. De toekomstige gebruikers hebben een belangrijke stem gehad in het keuzetraject. Zij gaven de voorkeur aan de oplossing van ISProjects vanwege de overzichtelijke schermen en een hoge mate van automatische herkenning" vervolgt Flieger.

Naast factuurverwerking ook verplichtingenadministratie
Gedurende het selectietraject besloot de directie van de BEL Combinatie dat een verplichtingen administratie voor de facilitaire inkoop ook meegenomen moest worden in het project. Flieger:"Vanuit de directie kwam het verzoek ook een oplossing te zoeken om meer controle te krijgen over de inkoop van facilitaire goederen en diensten. We hebben vervolgens de verschillende leveranciers verzocht een oplossing daarvoor aan te dragen en dit op te nemen in de totale aanbieding. De oplossing van ISProjects sloot uitstekend aan bij onze wensen".

Gedegen vooronderzoek bij de BEL Combinatie en fixed price geven doorslag
"De BEL Combinatie heeft een vrij ingewikkelde administratie verdeeld over vier mandanten (administraties red.) in SAP. ISProjects gaf aan dat zij een vooronderzoek zouden verrichten bij de BEL Combinatie en dat daarna een fixed price offerte afgegeven kon worden. ISProjects is de enige die dat heeft gedaan, andere partijen boden de oplossing aan op basis van nacalculatie. Daarnaast hebben de positieve reacties van de referenten, de prettige communicatie met ISProjects en uiteraard de voorkeur van de toekomstige gebruikers de doorslag gegeven", besluit Flieger.