Toen dit jaar het contract met de vorige leverancier afliep, was het voor de Gemeente Delft helder. Er moest een grote aanbesteding komen voor een nieuw printerpark, met veel aandacht voor handige gebruikers- en beheersoftware.

Bas Verhoeven, projectleider bij de Zuid-Hollandse gemeente bekeek vóór hij het aanbestedingstraject inging een aantal  vergelijkbare aanbestedingen van gemeentes. "Zo kregen we een goed beeld van de specifieke mogelijkheden en vereisten voor  onze gemeente. Gecombineerd met onze zelf gesignaleerde behoeftes kwamen we snel tot een gedetailleerde lijst van eisen en wensen."

Praktisch en vooruitstrevend

De wensen van de gemeente Delft bestonden zowel uit hardwarematige als softwarematige aspecten. "Doel was om alle oude printers te vervangen door multifunctionals (MFP's), met handige softwaremodules. Ook bij onze gemeente zijn we steeds meer bezig met Het Nieuwe Werken, waardoor software noodzakelijk is die dit vergemakkelijkt", vertelt Verhoeven. "De werkplek is niet meer vast, maar kan ook op andere gemeentelocaties zijn, of thuis. Dat maakt samenwerken makkelijker en verhoogt de efficiëntie. 'In the cloud' werken is dus de toekomst, maar we willen daar wel zo optimaal mogelijk én gecontroleerd vorm aan geven." Met veel gebruikers en dus veel systemen werd uiteraard ook gekeken naar een gunstige prijs-kwaliteitverhouding, de printsnelheid en een hoge gebruiksvriendelijkheid. "Bovendien wilden we al die MFP's goed kunnen beheren en het werken ‘in the cloud' optimaal monitoren", vertelt Verhoeven.

Binnen de gemeente Delft toetste een projectgroep van zeven gebruikers alle aanbestedingdeelnemers aan de vooraf gestelde criteria. Verhoeven: "Zij beoordeelden onder meer de snelheid van dubbelzijdig printen, het gebruiksgemak en mogelijkheden om de MFP's of applicaties uit te breiden tijdens de contractduur."

"Alles bij elkaar opgeteld deed Konica Minolta het meest complete en passende aanbod. Vooral wat gebruiksvriendelijkheid betreft, zoals een kantelbaar touch screen voor gehandicapten. Het voorstel was helder, compleet en speelde perfect in op onze eisen en wensen." Ook op applicatiegebied heeft Konica Minolta het juiste aanbod, met de mogelijkheid om in één overzicht alle systemen te monitoren, follow-me toe te passen en kosten te kunnen doorbelasten. Dit alles dankzij verschillende modules van de applicatie PageScope Enterprise Suite. De volledig webgebaseerde applicatie kan vanaf elke aan het netwerk gekoppelde werkplek worden opgeroepen.

Eén oplossing voor compleet beheer

Met PageScope Enterprise Suite biedt Konica Minolta één oplossing, bestaande uit verschillende modules voor systeembeheer, authenticatie, accounting en follow-me printing. De gemeente Delft koos een aantal modules van de applicatie, zoals NetCare Device Manager. Hiermee kan de systeembeheerder de status van elk systeem real time controleren en centraal configuraties instellen. Verhoeven is ook enthousiast over de modules Account Manager, Authentication Manager en My Print Manager. Met die eerste kunnen afdrukaantallen worden bijgehouden. Dankzij de tweede worden voor een centrale gebruikersdatabase gemakkelijk gebruikersrechten toegekend. Met My Print Manager kunnen vervolgens alle medewerkers follow-me printen.

"Omdat gebruikers zich moeten identificeren met een authenticatiecode, zijn alle gebruikers bekend. Vervolgens kunnen we met de module Account Manager precies bijhouden hoe het algemene zwartwitgebruik en het kleurgebruik per gebruiker is. Want om in kleur te printen moet je inloggen; ideaal om de kosten te kunnen doorbelasten aan de betreffende afdelingen. En dankzij het codegebruik is er niet nóg een pasje nodig op kantoor", legt Verhoeven uit. "Bovendien werkt het follow-me principe ook tussen verschillende locaties, omdat al onze MFP's in één netwerk zitten in de zogenoemde ‘cloud'. Omdat je moet inloggen bij het systeem, blijven vertrouwelijke prints bovendien niet op de printer liggen."

Complexe maar soepele uitrol

Alvorens over te gaan naar de uitrol van het nieuwe printerpark, zijn eerst op locatie enkele systemen getest. Ook werd gekeken of de printerdriver volledig was aan te passen aan de Delftse huisstijl. Een draaiboek zorgt voor een stapsgewijze uitrol per locatie; leveren op dag één, installeren op dag twee en oude printers verwijderen op dag drie. Verhoeven: "We wilden geen speciale training tijdens de installatie. Uiteindelijk is een uurtje uitleg op de dag zelf door de installateurs ook voldoende, zo gebruiksvriendelijk zijn de MFP's." Konica Minolta voorzag uiteraard wel in fysieke handleidingen bij de systemen en een uitgebreide uitleg op het netwerk. Overigens zijn de beheerders en de servicedesk van de Gemeente Delft wel apart getraind door Konica Minolta. Volgens Verhoeven verliep de uitrol redelijk soepel: "Bij zo'n omvangrijk project kan er veel misgaan, maar gelukkig viel dat erg mee. Er zijn nu systemen op negen locaties, waaronder ook musea en zelfs een zwembad. Op elke etage van elk gebouw staat uiteindelijk één van de 57 compacte MFP's."

Prettig printen ‘in the cloud'

Inmiddels draaien de systemen al geruime tijd naar tevredenheid in Delft. Verhoeven: "Er zijn opvallend weinig klachten. Onze mensen kunnen er prima mee uit de voeten. En ook het feit dat er veel meer mogelijk is met de MFP's spreekt ze aan. Zo maken we nu zelfstandig professionele A3-posters, boekjes en materialen voor belangrijke vergaderingen." Met OPS Core wordt de beheerder daarnaast veel werk uit handen genomen. Tellerstanden, tonervoorraden en eventuele storingen worden nu automatisch geleverd en opgelost en bovendien centraal bijgehouden. "De losse printers verdwenen in rap tempo en niemand maakt er nog een probleem van dat we voortaan naar de gang moeten lopen", aldus Verhoeven. "De gebruikers vinden printen ‘in the cloud' prettig, omdat ze niet direct achter hun printjes aan hoeven. Ook als ze vanuit andere locaties werken. Met deze investering zijn we helemaal voorbereid op Het Nieuwe Werken. Daarmee is de gemeente Delft, net als Konica Minolta helemaal klaar voor de toekomst."