Oplossing: Oplossing Update Konica Minolta multifunctionals (21) en aanschaf Document Navigator voor combinatie met Exact

Toen registeraccountantsbureau CROP bezig was met de automatisering, werden meteen de vele documentstromen onder de loep genomen. Manager ICT Martin Leijenhorst: "Ook het digitaliseren van documenten hoort daarbij. Want ordners zijn tegenwoordig uit den boze. Onze klanten vragen om PDF's."

De registeraccountants en belastingadviseurs van CROP zijn betrouwbare partners in de branche, met een lage drempel. Het bedrijf biedt ondersteuning op administratief, financieel, fiscaal en juridisch terrein. Om de grote documentstroom onder controle te houden en te digitaliseren, werd gezocht naar een flexibele oplossing. Die vond CROP in Document Navigator.

Speurtocht
Met de wens om de documentstromen te digitaliseren in het achterhoofd, startte CROP een speurtocht naar geschikte multifunctionals. Leijenhorst: "We beschikten qua apparatuur alleen over printers en losse kopieermachines. En we werkten wel met Exact Synergy voor het elektronische documentmanagement, maar er ontbrak een vertaalslag van papieren naar digitale documenten."

Extra stap
"Het was voor ons belangrijk dat we de nieuwe apparatuur en software konden integreren met de database van Exact", vertelt Leijenhorst. "Daarnaast speelden functionaliteit en prijsstelling een belangrijke rol. Op verschillende punten sprong Konica Minolta er uit. Bij Konica Minolta luisterde men goed naar onze wensen en dacht men mee over de meest geschikte oplossing. Dat is nou juist de toegevoegde waarde die we van een leverancier verwachten."

Flexibel
Het innovatieve van Document Navigator was essentieel bij de keuze voor Konica Minolta. Leijenhorst: "Konica Minolta liet ons zien dat Document Navigator een volledig flexibele tool zou worden, geschikt voor integratie met verschillende systemen en dus geen starre, voorgeprogrammeerde oplossing."

Kennis combineren
Leijenhorst: "We zorgden er samen met Konica Minolta voor dat Document Navigator zó is ingericht dat we optimaal gebruik kunnen maken van de mogelijkheden." CROP startte met een pilotfase. Er werd één multifunctional ingericht met de nieuwe software. Daarna was het een kwestie van uitproberen en verder afstemmen. Leijenhorst: "We wisselden regelmatig ideeën uit met Konica Minolta over verdere aanpassingen, zodat Exact en Document Navigator nog beter op elkaar aansluiten. Door onze kennis van Exact en hun kennis van Document Navigator kwamen we tot een complete oplossing. Al snel hadden we een helder beeld van de software en onze eerste indruk was positief."

Efficiency
Zoals bij elke onderneming variëren de wensen en eisen per afdeling en functiegroep. Leijenhorst: "Het was goed om te zien dat Document Navigator heel flexibel met die verschillen omgaat. We kunnen de oplossing overal voor gebruiken. Het is daarom een zeer geschikte tool voor CROP. Het leuke is dat Konica Minolta zelf ook heel nieuwsgierig was naar het resultaat. Ook voor hen is het een relatief nieuw product en dus zaten ze er bovenop."

Persoonlijke benadering
Crop schafte eerder al verschillende multifunctionals aan: vijf bizhubs 600, één bizhub C550, twee bizhubs C253, acht bizhubs C352, twee bizhubs 131f, twee bizhubs 130f, één bzhub C450. Alle multifunctionals werden aangepast aan de nieuwe software. Leijenhorst vertelt dat dit kosteloos was en is daar erg over te spreken. Sowieso is hij erg enthousiast over de samenwerking met Konica Minolta: "Hun manier van werken lijkt op die van ons. Een persoonlijke benadering, betrokkenheid en geen gladde praatjes. Dat spreekt ons aan."

Eén druk op de knop
"De gebruikers binnen Crop reageerden enthousiast op de nieuwe software", vertelt Leijenhorst. "Waar de documentstromen voorheen heel omslachtig waren, is het nu een kwestie van één druk op de knop. Je kiest de juiste knop, het document wordt gescand en komt direct in de database terecht. Daar wordt het eventueel direct gekoppeld aan de juiste cliënt en de juiste documentcategorie. Vooral de flexibiliteit en het gebruiksgemak scoren goed. Met Document Navigator wordt ons veel tijd en moeite bespaard."